Platnost od 21. 10. 2026
1.1. Aplikaci OPlanner (dále jen „Aplikace“) provozuje:
OPlanner Software s.r.o.
IČO: 30056021
Sídlo: Krocínova 333/3, Staré Město, 110 00 Praha 1
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 456590
E-mail: support@oplanner.cz
(dále jen „Provozovatel“ nebo „my“).
1.2. Tyto zásady vysvětlují, jakým způsobem jsou v souvislosti s provozem Aplikace zpracovávány osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
1.3. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám tato povinnost podle čl. 37 GDPR nevzniká. Se všemi dotazy se můžete obracet na e-mail uvedený výše.
2.1. OPlanner poskytujeme orchestrům, souborům a dalším hudebním organizacím (dále jen „Organizace“). Naše role při zpracování osobních údajů závisí na tom, za jakým účelem jsou konkrétní údaje zpracovávány.
2.2. Údaje zpracovávané jménem Organizace. U osobních údajů, které Organizace používá prostřednictvím Aplikace pro svou vlastní činnost, je Organizace správcem osobních údajů a my jsme zpracovatelem.
Jde zejména o údaje hráčů a členů souboru, údaje o nominacích, přihláškách a obsazení, honorářích a výplatách, smlouvách s hráči, cestovní a identifikační údaje pro turné, profily účinkujících, údaje uchazečů o konkurzy, kontaktní údaje členů produkčního týmu, řidičů, kontaktních osob ubytování a dalších dodavatelů Organizace a údaje uživatelských účtů zaměstnanců, spolupracovníků a dalších osob používajících Aplikaci v rámci Organizace.
Účel a právní základ takového zpracování určuje příslušná Organizace. Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu potřebném k poskytování Aplikace a podle pokynů Organizace. Podmínky tohoto zpracování upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA) dostupná na https://oplanner.cz/dpa.
2.3. Údaje, u kterých jsme správcem. V omezených případech jsme správcem osobních údajů přímo my. Jde zejména o údaje kontaktních osob Organizace potřebné pro uzavření a správu smluvního vztahu, fakturaci a účetnictví, o e-mailové adresy kontaktních osob a správců Organizace v rozsahu potřebném pro zasílání novinek o Aplikaci, o požadavky na podporu, o poptávky z kontaktního formuláře a o technické a bezpečnostní údaje, které zpracováváme pro zajištění bezpečnosti a řádného provozu Aplikace.
3.1. Údaje uživatelských účtů. Jméno, e-mailová adresa (slouží jako přihlašovací údaj), otisk (hash) hesla, přidělená role a oprávnění, příslušnost k Organizaci, nastavení účtu (jazyk, časové pásmo, odebíraná upozornění) a údaje související se vznikem a používáním účtu.
Pokud se přihlašujete účtem Google, ukládáme identifikátor vašeho účtu Google a e-mail, který nám Google předá. Pokud Organizace nastaví přihlašování přes Microsoft (Entra ID), ukládáme obdobně identifikátor účtu z adresáře Microsoft dané Organizace. Heslo k účtu Google nebo Microsoft nikdy nezískáváme.
Pokud si zapnete upozornění v prohlížeči nebo v telefonu (push notifikace), ukládáme technickou adresu a klíče odběru, které k tomu prohlížeč vytvoří. Pokud si vytvoříte heslo aplikace pro synchronizaci kontaktů, ukládáme pouze jeho otisk.
3.2. Údaje hráčů a členů souboru. Jméno a příjmení, tituly, telefon, e-mail, hraný nástroj nebo hlas a údaje související s činností Organizace v Aplikaci, zejména nominace, přihlášky na projekty a události, jejich stav, obsazení, období nepřítomnosti včetně uvedeného důvodu, docházka, interní poznámky Organizace a poznámky hráče.
Pokud Organizace využívá finanční funkce, zpracovávají se také honoráře, výplaty a související údaje. Pracovníci Organizace s příslušným oprávněním si mohou kontakty hráčů synchronizovat do svého telefonu nebo počítače (CardDAV, soubor vCard); hráče lze ze synchronizace kontaktů vyloučit.
3.3. Osobní, cestovní a bankovní údaje. Pokud Organizace využívá příslušné funkce Aplikace, mohou být zpracovávány také datum narození, rodné číslo, číslo cestovního dokladu (pasu nebo občanského průkazu), státní příslušnost, trvalá adresa a bankovní spojení (číslo účtu, IBAN, SWIFT) potřebné Organizaci zejména pro zajištění dopravy a ubytování, uzavření smluv a výplatu honorářů.
Tyto údaje může do Aplikace zadat Organizace nebo je může dotčená osoba předat Organizaci prostřednictvím zabezpečeného formuláře v Aplikaci. Účel a právní základ jejich zpracování určuje Organizace jako správce.
Tyto údaje jsou v Aplikaci ukládány v šifrované podobě. Přístup k jejich zobrazení je omezen podle oprávnění a přístupy k těmto údajům jsou zaznamenávány.
3.4. Smlouvy a elektronický podpis. Pokud Organizace vytváří v Aplikaci smlouvy s hráči, zpracovávají se údaje uvedené ve smlouvě a vygenerované dokumenty. Při elektronickém podpisu smlouvy se ukládá obrázek nakresleného podpisu, jméno podepisující osoby, čas podpisu, IP adresa a údaje o prohlížeči a ověřovací kód zaslaný e-mailem (pouze jako otisk). Pracovník Organizace, který smlouvy podepisuje, si může v Aplikaci uložit svůj podpis.
3.5. Profily účinkujících a web Organizace. Organizace může v Aplikaci vést profily účinkujících (jméno, biografie, fotografie, odkaz na web) a prostřednictvím rozhraní pro web je zveřejňovat na svých webových stránkách spolu s programem koncertů. O zveřejnění rozhoduje Organizace; profil se zveřejní, jen pokud jej Organizace výslovně označí jako veřejný.
3.6. Smluvní a fakturační údaje. Identifikační a fakturační údaje Organizace a jejích kontaktních osob, zejména název, jméno kontaktní osoby, e-mail, IČO, DIČ, fakturační adresa, bankovní údaje, informace související se smluvním vztahem a fakturací a záznam o přijetí nabídky a souhlasu s obchodními podmínkami (kdo, kdy a s jakým zněním dokumentů). Tyto údaje získáváme od Organizace.
3.7. Technické a provozní údaje. V nezbytném rozsahu zpracováváme technické a provozní záznamy související s používáním Aplikace, zabezpečením účtů a provozem systému, záznamy o odeslaných e-mailech a jejich doručení a záznamy o technických chybách. Záznamy o chybách zpracováváme ve vlastním nástroji na našem serveru, nepředáváme je třetí straně. Aplikace nepoužívá analytické ani marketingové sledovací nástroje.
3.8. Historie změn. Aplikace zaznamenává, kdo a kdy změnil údaje v Organizaci (projekty, události, turné, obsazení, hráče, knihovnu, nominace a finance), včetně původní a nové hodnoty. Záznam obsahuje uživatele, který změnu provedl, a změněné údaje; osobní doklady, adresy a bankovní spojení hráčů se do historie nikdy neukládají.
3.9. Nahlédnutí podpory do účtu. Při řešení požadavku na podporu nebo technického problému a na žádost uživatele nebo Organizace, anebo je-li to nezbytné k řešení bezpečnostního incidentu nebo závažné technické poruchy, může náš pracovník dočasně zobrazit Aplikaci tak, jak ji vidí konkrétní Uživatel, a to pouze v režimu pro čtení – nemůže nic měnit ani odesílat. Každé takové nahlédnutí se zaznamenává, včetně důvodu, času a zobrazených stránek.
3.10. Požadavky na podporu. Pokud nám přes funkci „Nahlásit problém“ pošlete požadavek, zpracováváme jeho obsah (předmět, popis, přiložené snímky obrazovky nebo PDF a naši odpověď), údaje o vašem účtu a technické údaje, které vám formulář před odesláním ukáže (stránka, ze které jste přišli, organizace, role, prohlížeč a verze Aplikace). Tyto údaje zpracováváme jako správce, aby bylo možné požadavek vyřešit. Obsahují-li přiložené snímky nebo popis údaje jiných osob vedené Organizací (např. hráčů), zpracováváme je pouze k vyřešení požadavku jménem Organizace podle Smlouvy o zpracování osobních údajů. Správci vaší Organizace vaše požadavky nevidí.
3.11. Poptávky z kontaktního formuláře. Pokud nám pošlete poptávku přes formulář na úvodní stránce, zpracováváme název organizace, jméno kontaktní osoby, e-mail, nepovinně telefon, typ a velikost souboru, text zprávy a technické údaje o odeslání (prohlížeč a stránka, ze které jste přišli). Tyto údaje zpracováváme jako správce na základě oprávněného zájmu odpovědět na vaši poptávku a jednat o uzavření smlouvy. Formulář chrání před automatickým spamem služba Cloudflare Turnstile, která k ověření zpracovává technické údaje o vašem prohlížeči a IP adresu; nepoužívá je k reklamě ani sledování.
3.12. Uchazeči o konkurzy. Pořádá-li Organizace v Aplikaci konkurz, zpracováváme jejím jménem údaje z přihlášky (jméno a tituly, e-mail, telefon, poznámku, odkazy na nahrávky), průběh a výsledky jednotlivých kol včetně hodnocení poroty a interní poznámky Organizace. Uchazeč dostane osobní odkaz, jehož otisk (hash) ukládáme; samotný odkaz neukládáme. Správcem těchto údajů je Organizace, která uchazeče o zpracování informuje ve formuláři přihlášky.
4.1. Pokud osobní údaje zpracováváme jako zpracovatel, účel a právní základ zpracování určuje příslušná Organizace. My tyto údaje zpracováváme za účelem poskytování funkcí Aplikace podle smlouvy s Organizací a jejích pokynů.
4.2. Pokud osobní údaje zpracováváme jako správce, činíme tak zejména z následujících důvodů:
4.3. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete kdykoli vznést námitku (čl. 11). Poskytnutí údajů kontaktních osob je potřebné pro uzavření a plnění smlouvy s Organizací; bez nich nelze službu poskytovat. Poskytnutí údajů v kontaktním formuláři a v požadavcích na podporu je dobrovolné, bez nich však nemůžeme poptávku nebo požadavek vyřídit. K automatizovanému rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR nedochází.
5.1. Aplikace může jménem Organizace odesílat e-mailová a push upozornění související s její činností, například oznámení o nominacích, přihláškách, změnách projektů nebo událostí. Hráči se mohou z e-mailů Organizace odhlásit odkazem v patičce e-mailu a uživatelé si mohou jednotlivá upozornění vypnout v nastavení svého profilu.
5.2. Dále odesíláme zprávy nezbytné pro provoz a zabezpečení samotné Aplikace, například zprávy související s přihlášením, obnovením hesla nebo zabezpečením účtu.
5.3. Kontaktním osobám a správcům Organizací, které Aplikaci používají, můžeme zasílat e-mailem novinky o Aplikaci (nové funkce, změny, provozní informace). Každý takový e-mail obsahuje odkaz pro odhlášení, kterým lze odběr kdykoli jednoduše ukončit. Zasílání můžete odmítnout také již při zřízení účtu. Hráčům ani jiným osobám, jejichž údaje Organizace v Aplikaci vede, žádná obchodní sdělení nezasíláme.
6.1. Osobní údaje neprodáváme ani je neposkytujeme třetím osobám pro jejich vlastní marketingové účely.
6.2. Při provozu Aplikace využíváme tyto poskytovatele služeb, kteří mohou mít v nezbytném rozsahu přístup k osobním údajům:
6.3. Některé funkce Aplikace se dále připojují ke službám třetích stran: mapy tras turné načítají mapové podklady z OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Spojené království; při načtení podkladů se jí z vašeho prohlížeče předává IP adresa a technické údaje o prohlížeči) a pro výpočet vzdáleností mezi místy turné odesíláme názvy a adresy míst službě openrouteservice (HeiGIT gGmbH, Německo), nikoli údaje o osobách. Odkazy na mapy Google se otevírají až po kliknutí. Přihlášení přes Microsoft probíhá v adresáři Microsoft dané Organizace.
6.4. V nezbytném rozsahu mohou být osobní údaje zpřístupněny také našim účetním a daňovým poradcům a advokátům, kteří jsou vázáni povinností mlčenlivosti, a orgánům veřejné moci, ukládá-li nám to právní předpis.
6.5. Úplný a aktuální seznam dalších zpracovatelů používaných při zpracování údajů jménem Organizace je uveden ve Smlouvě o zpracování osobních údajů (DPA) na adrese https://oplanner.cz/dpa.
7.1. Data Aplikace (databáze, soubory a zálohy) ukládáme na serverech v Evropské unii a e-maily odesíláme prostřednictvím poskytovatele se sídlem v EU.
7.2. Ke zpracování mimo EU/EHP může docházet u společností Cloudflare, Google a dalších provozovatelů push služeb a u OpenStreetMap Foundation (Spojené království), a to jen v rozsahu popsaném výše. Toto předávání probíhá na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU–US Data Privacy Framework pro společnosti v USA, které se k němu certifikovaly; rozhodnutí o odpovídající ochraně pro Spojené království), případně na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.
8.1. Osobní údaje zpracovávané jménem Organizace uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu s příslušnou Organizací a po jeho skončení s nimi naložíme podle pokynů Organizace a Smlouvy o zpracování osobních údajů. V průběhu spolupráce o jejich výmazu rozhoduje Organizace. Doby uvedené níže pro historii změn jsou výchozím nastavením Aplikace, nestanoví-li Organizace jinak.
8.2. Osobní údaje, u kterých jsme správcem, uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány. Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. Záznamy o technických chybách uchováváme 90 dní. Ostatní technické a bezpečnostní záznamy uchováváme pouze po dobu přiměřenou jejich účelu, zejména pro zajištění bezpečnosti, diagnostiku technických problémů a řešení incidentů. Záznamy o nahlédnutí podpory do účtu uchováváme jako doklad o tom, kdo a proč do účtu nahlížel, a to po dobu trvání smluvního vztahu s Organizací a 3 roky po jeho skončení.
8.3. Historii změn uchováváme po tyto doby (počítáno od data změny):
8.4. Požadavky na podporu uchováváme po dobu jejich řešení a 3 roky od jejich uzavření; poté se jejich text, přílohy a údaje o autorovi anonymizují a zůstane jen statistický záznam (typ, stav a data). Při smazání účtu požadavky zůstanou bez vazby na účet.
8.5. Poptávky z kontaktního formuláře uchováváme 3 roky od jejich uzavření (nebo od poslední aktivity); poté se kontaktní údaje a text zprávy anonymizují.
8.6. Údaje uchazečů o konkurz, kteří nebyli přijati, se anonymizují 1 rok po uzavření konkurzu (nejpozději o měsíc později): smaže se jméno, kontakty, poznámky, odkazy na nahrávky, poznámky poroty k uchazeči a osobní odkaz, a to i v záznamech o odeslaných e-mailech. Zůstane jen anonymní číslo přihlášky, pozice, výsledky kol a body. Na žádost uchazeče může Organizace jeho údaje smazat okamžitě. Údaje přijatého uchazeče převezme Organizace do evidence hráčů a dále se řídí pravidly pro hráče.
8.7. E-mailovou adresu, která se odhlásila z odběru novinek, si ponecháváme jen proto, abychom na ni novinky znovu neposlali.
8.8. Starší záznamy se mažou automaticky jednou měsíčně. Samotné projekty, nominace a platby se tímto mazáním nemění.
8.9. Některé údaje mohou být po omezenou dobu obsaženy také v bezpečnostních zálohách a budou odstraněny v rámci běžného cyklu jejich obměny.
9.1. Aplikace používá pouze technické soubory cookie a obdobné technologie nezbytné pro její fungování, přihlášení a zabezpečení, například session cookie nebo ochranu proti CSRF, a úložiště prohlížeče pro zapamatování nastavení zobrazení. Tyto technologie nepoužíváme pro marketingové nebo analytické sledování uživatelů, a proto k nim nežádáme souhlas (§ 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích).
10.1. Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracovávaných údajů a souvisejícím rizikům.
11.1. Pokud jsme ve vztahu k vašim osobním údajům správcem, můžete za podmínek stanovených GDPR uplatnit zejména právo na přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů a právo vznést námitku proti zpracování. Proti zasílání novinek můžete vznést námitku kdykoli, nejjednodušeji odkazem pro odhlášení v e-mailu.
11.2. Žádost můžete zaslat na support@oplanner.cz. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; v odůvodněných případech lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás informujeme. Máme-li pochybnosti o vaší totožnosti, můžeme vás požádat o její ověření.
11.3. Pokud osobní údaje zpracováváme jménem Organizace jako zpracovatel, je správcem vašich údajů příslušná Organizace. Se žádostí týkající se těchto údajů se proto obracejte primárně na ni. Pokud takovou žádost obdržíme přímo, předáme ji Organizaci a poskytneme jí přiměřenou součinnost při jejím vyřízení.
11.4. Máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.gov.cz).
12.1. Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména v souvislosti se změnami Aplikace, používaných technologií nebo právních požadavků. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce. O podstatných změnách budeme kontaktní osoby a správce Organizací informovat e-mailem nebo v Aplikaci.
13.1. S dotazy týkajícími se ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na support@oplanner.cz.