Platnost od 19. 10. 2026
1.1. Tuto smlouvu o zpracování osobních údajů (dále jen „Smlouva“) uzavírá organizace využívající aplikaci OPlanner (dále jen „Správce“ nebo „Organizace“) a:
OPlanner Software s.r.o.
IČO: 30056021
Sídlo: Krocínova 333/3, Staré Město, 110 00 Praha 1
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 456590
E-mail: support@oplanner.cz
(dále jen „Zpracovatel“).
1.2. Tato Smlouva upravuje zpracování osobních údajů Zpracovatelem jménem Správce podle čl. 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“).
1.3. Smlouva doplňuje Obchodní podmínky a případná individuální ujednání mezi Správcem a Zpracovatelem o poskytování aplikace OPlanner (dále jen „Aplikace“, společně dále jen „Hlavní smlouva“). V případě rozporu mezi touto Smlouvou a Hlavní smlouvou má ve věcech zpracování osobních údajů přednost tato Smlouva.
1.4. Smlouva je uzavřena současně s Hlavní smlouvou a je její nedílnou součástí. Písemná forma Smlouvy (čl. 28 odst. 9 GDPR) je zachována i jejím elektronickým uzavřením, zejména potvrzením v Aplikaci, které Zpracovatel zaznamená.
2.1. Zpracovatel zpracovává osobní údaje po dobu trvání Hlavní smlouvy. Po jejím ukončení zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu a po dobu nezbytnou k jejich vrácení nebo výmazu podle článku 11 této Smlouvy, případně pokud další uchování vyžadují právní předpisy.
3.1. Zpracovatel zpracovává osobní údaje jménem Správce výhradně za účelem poskytování Aplikace a jejích funkcí podle Hlavní smlouvy.
3.2. Zpracování zahrnuje zejména vedení uživatelských účtů zaměstnanců, spolupracovníků a dalších uživatelů Správce, evidenci hráčů a členů souboru, správu nominací a přihlášek na projekty a události, plánování obsazení, evidenci nepřítomnosti a docházky, výpočet honorářů a výplat a přípravu platebních příkazů, vytváření a elektronické podepisování smluv s hráči, zajištění provozních záležitostí souvisejících s turné (doprava, ubytování, seznamy cestujících), vedení profilů účinkujících a jejich zveřejnění na webu Správce podle jeho nastavení, synchronizaci kontaktů do zařízení uživatelů Správce, vedení historie změn, odesílání souvisejících e-mailových a push oznámení a technickou podporu.
3.3. Zpracovatel není oprávněn osobní údaje zpracovávané podle této Smlouvy používat pro vlastní účely, zejména pro vlastní marketing, profilování nebo analytické účely nesouvisející s poskytováním Aplikace.
3.4. Tato Smlouva se nevztahuje na zpracování, při kterém je Zpracovatel samostatným správcem osobních údajů, a to zejména na zpracování údajů kontaktních osob Správce pro správu smluvního vztahu a fakturaci, na zasílání novinek o Aplikaci kontaktním osobám a správcům Organizace podle Obchodních podmínek, na vyřizování požadavků uživatelů na podporu (s výjimkou osobních údajů dalších osob, které jsou v požadavku obsaženy) a na bezpečnostní a provozní záznamy potřebné k zabezpečení Aplikace. Toto zpracování se řídí Zásadami ochrany osobních údajů Zpracovatele.
4.1. Zpracovatel může jménem Správce v závislosti na funkcích Aplikace využívaných Správcem zpracovávat zejména následující kategorie osobních údajů:
4.2. Aplikace není určena ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů podle čl. 9 GDPR (např. údajů o zdravotním stavu). Pokud je Správce do Aplikace přesto vloží, například jako důvod nepřítomnosti nebo poznámku, odpovídá za to, že pro takové zpracování má právní základ. Správce dále odpovídá za to, že rodná čísla využívá pouze v případech dovolených § 13c zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel, a že k osobním údajům nezletilých (zejména ke zveřejnění jejich profilů a fotografií) má potřebný právní základ, případně souhlas zákonného zástupce.
4.3. Subjekty údajů jsou zejména zaměstnanci, spolupracovníci a další uživatelé Správce, hráči, členové souboru, členové produkčního týmu, řidiči, kontaktní osoby ubytování a dalších dodavatelů Správce a další osoby, jejichž údaje Správce prostřednictvím Aplikace zpracovává.
5.1. Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce, včetně pokynů týkajících se předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci, ledaže Zpracovateli takové zpracování ukládá právo Evropské unie nebo členského státu, které se na něj vztahuje. V takovém případě Zpracovatel Správce před zpracováním informuje o příslušném právním požadavku, pokud to daný právní předpis nezakazuje z důležitých důvodů veřejného zájmu.
5.2. Za doložené pokyny Správce se považuje zejména Hlavní smlouva, tato Smlouva, nastavení Aplikace provedená Správcem a používání jednotlivých funkcí Aplikace Správcem a jeho oprávněnými uživateli. Další pokyny může Správce udělit e-mailem na adresu support@oplanner.cz; pokyn vyžadující úpravu Aplikace nebo práci nad rámec běžného provozu Zpracovatel provede za úplatu podle předchozí dohody.
5.3. Zpracovatel neprodleně informuje Správce, pokud se domnívá, že jeho pokyn porušuje GDPR nebo jiné právní předpisy Evropské unie nebo členského státu týkající se ochrany osobních údajů.
5.4. Správce odpovídá za zákonnost zpracování osobních údajů, které prostřednictvím Aplikace provádí, za existenci právního základu a za splnění informační povinnosti vůči subjektům údajů.
6.1. Zpracovatel zajistí, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly zavázány k mlčenlivosti nebo se na ně vztahovala odpovídající zákonná povinnost mlčenlivosti. Přístup k osobním údajům bude těmto osobám umožněn pouze v rozsahu nezbytném pro plnění jejich úkolů.
6.2. Při řešení požadavku na podporu nebo technického problému, a to na žádost uživatele nebo Správce, anebo je-li to nezbytné k řešení bezpečnostního incidentu nebo závažné technické poruchy, může pracovník Zpracovatele dočasně zobrazit Aplikaci pohledem konkrétního uživatele Správce, a to pouze v režimu pro čtení. Každé takové nahlédnutí se zaznamenává včetně důvodu, času a zobrazených stránek a Zpracovatel tyto záznamy na žádost Správci zpřístupní.
7.1. Zpracovatel přijímá a udržuje přiměřená technická a organizační opatření k zajištění úrovně zabezpečení odpovídající riziku ve smyslu čl. 32 GDPR.
7.2. Tato opatření zahrnují zejména:
7.3. Zpracovatel je oprávněn konkrétní technická a organizační opatření průběžně měnit nebo nahrazovat, pokud tím nedojde ke snížení celkové úrovně zabezpečení zpracování. Na žádost Správce mu Zpracovatel poskytne aktuální popis přijatých opatření.
8.1. Správce uděluje Zpracovateli obecné písemné povolení k zapojení dalších zpracovatelů, pokud je jejich zapojení potřebné pro poskytování Aplikace.
8.2. Aktuální seznam dalších zpracovatelů je uveden v tomto článku a jeho aktuální znění je zveřejněno na adrese https://oplanner.cz/dpa#dalsi-zpracovatele:
8.3. Přihlášení přes Microsoft (Entra ID) probíhá v adresáři Microsoft, který si Správce sám zřídil a nastavil; Microsoft v tomto případě není dalším zpracovatelem Zpracovatele. Služba Cloudflare Turnstile chrání pouze kontaktní formulář na úvodní stránce, který osobní údaje Správce nezpracovává. Záznamy o technických chybách zpracovává Zpracovatel ve vlastním nástroji na svém serveru.
8.4. Zpracovatel informuje Správce e-mailem zaslaným kontaktní osobě Správce nejméně 30 dnů předem o zamýšleném přijetí nového dalšího zpracovatele nebo nahrazení stávajícího tak, aby Správce mohl proti změně vznést odůvodněnou námitku týkající se ochrany osobních údajů. Námitku lze vznést do 14 dnů od oznámení. Nevyhoví-li Zpracovatel námitce ani nenabídne přijatelné řešení, je Správce oprávněn Hlavní smlouvu vypovědět s účinností ke dni před zapojením nového dalšího zpracovatele, bez jakékoli sankce. Je-li změna nezbytná k odvrácení bezprostředního bezpečnostního rizika, může Zpracovatel dalšího zpracovatele zapojit dříve a Správce o tom bez zbytečného odkladu informuje.
8.5. Zpracovatel uloží každému dalšímu zpracovateli smluvně povinnosti na ochranu osobních údajů odpovídající povinnostem stanoveným touto Smlouvou v rozsahu vyžadovaném čl. 28 GDPR. Zpracovatel odpovídá Správci za plnění povinností dalšího zpracovatele v plném rozsahu, jako by je plnil sám (čl. 28 odst. 4 GDPR).
9.1. Data Aplikace (databáze, soubory a zálohy) jsou uložena v Evropské unii. K předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor může docházet pouze u dalších zpracovatelů uvedených v článku 8 se sídlem v USA a v rozsahu tam popsaném. Zpracovatel zajistí, aby takové předávání probíhalo pouze v souladu s kapitolou V GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany nebo při použití odpovídajících záruk podle GDPR. Pozbude-li rozhodnutí o odpovídající ochraně platnosti, Zpracovatel bez zbytečného odkladu zajistí jiný mechanismus předání podle kapitoly V GDPR, nebo předávání ukončí.
10.1. Zpracovatel poskytne Správci s přihlédnutím k povaze zpracování přiměřenou součinnost při plnění jeho povinností podle GDPR, zejména:
10.2. Obdrží-li Zpracovatel žádost subjektu údajů týkající se osobních údajů zpracovávaných jménem Správce, nebude o ní bez pokynu Správce sám rozhodovat a žádost předá Správci nebo subjekt údajů odkáže na Správce, není-li právními předpisy vyžadován jiný postup. Obdrží-li Zpracovatel žádost orgánu veřejné moci o zpřístupnění osobních údajů zpracovávaných jménem Správce, informuje o ní Správce předem, nezakazuje-li to právní předpis.
10.3. Zjistí-li Zpracovatel porušení zabezpečení osobních údajů zpracovávaných podle této Smlouvy, oznámí je Správci bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin poté, co se o něm dozví, a poskytne mu dostupné informace potřebné pro splnění případných povinností podle čl. 33 a 34 GDPR, zejména popis povahy porušení, kategorie a přibližný počet dotčených subjektů údajů a záznamů, pravděpodobné důsledky a přijatá nebo navrhovaná opatření. Nejsou-li všechny potřebné informace dostupné současně, mohou být poskytovány postupně bez dalšího zbytečného odkladu.
11.1. Po ukončení poskytování služeb spojených se zpracováním osobních údajů Zpracovatel podle rozhodnutí Správce osobní údaje vymaže nebo je Správci vrátí a následně vymaže existující kopie, pokud právní předpis Evropské unie nebo členského státu nevyžaduje jejich další uložení. Na žádost Správce mu Zpracovatel výmaz písemně potvrdí.
11.2. Zpracovatel poskytne Správci přiměřenou možnost získat jeho údaje před jejich definitivním odstraněním v rozsahu, formátu a lhůtách podle čl. 17 Obchodních podmínek, pokud není mezi stranami dohodnuto jinak.
11.3. Osobní údaje obsažené v bezpečnostních zálohách mohou být po omezenou dobu uchovávány do jejich odstranění v rámci běžného cyklu obměny záloh. Po tuto dobu nebudou používány k jinému účelu než k zajištění obnovy a bezpečnosti systému, pokud právní předpis nevyžaduje jinak.
12.1. Zpracovatel poskytne Správci informace nezbytné k doložení splnění povinností podle čl. 28 GDPR a této Smlouvy.
12.2. Správce je oprávněn po předchozí přiměřené domluvě provést audit nebo pověřit jeho provedením nezávislého auditora zavázaného k mlčenlivosti. Audit bude proveden způsobem, který nepřiměřeně nenaruší provoz Zpracovatele ani bezpečnost nebo důvěrnost údajů ostatních zákazníků. Správce audit oznámí nejméně 30 dnů předem a může jej provést nejvýše jednou za 12 měsíců, ledaže došlo k porušení zabezpečení osobních údajů Správce nebo audit požaduje dozorový úřad. Zpracovatel je oprávněn nejprve doložit soulad předložením dokumentace nebo vyplněním dotazníku; audit na místě lze provést, pokud tato dokumentace nepostačuje.
12.3. Správce nese vlastní náklady na audit, pokud se strany nedohodnou jinak.
13.1. Odpovědnost Správce a Zpracovatele za újmu způsobenou porušením povinností podle GDPR se řídí zejména čl. 82 GDPR a příslušnými právními předpisy. Tím nejsou dotčena případná ujednání o odpovědnosti obsažená v Hlavní smlouvě v rozsahu, v jakém jsou právně přípustná.
14.1. Tato Smlouva se řídí GDPR a právním řádem České republiky. K řešení případných sporů jsou příslušné soudy České republiky podle příslušných právních předpisů.
15.1. Zpracovatel může tuto Smlouvu aktualizovat zejména v souvislosti se změnou Aplikace, právních požadavků nebo technických a organizačních opatření. O změnách bude Správce informován postupem podle čl. 18 Obchodních podmínek, který se použije obdobně, včetně práva změnu odmítnout a Hlavní smlouvu vypovědět.
15.2. Změny týkající se zapojení dalších zpracovatelů se řídí článkem 8 této Smlouvy.
16.1. S dotazy týkajícími se této Smlouvy nebo zpracování osobních údajů nás můžete kontaktovat na support@oplanner.cz.